Warum überhaupt Digitalisierung?

Der Einsatz von IT-Systemen in Arbeitsabläufen ist in der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken. IT-Systeme helfen, die Geschäftsprozesse weniger anfällig für Fehler zu machen. Sie schaffen Mess- und Auswertungsmöglichkeiten und nehmen uns manche Aktivitäten sogar ganz ab. In der Theorie geht das alles immer ganz leicht. In der Realität zeigt sich oft, wie viel Feinarbeit notwendig ist, damit IT-Systeme unsere tägliche Arbeit wirklich erleichtern. Kurz gesagt, wir brauchen zuverlässige IT-Systeme, um effizient in unseren Arbeitsabläufen zu sein.

Wie helfen Prozesse die IT-Nutzung zu verbessern?

Auch hier helfen Prozessbeschreibungen die Theorie in die Praxis zu bringen. Im ersten Schritt können wir wieder mit den handelnden Personen erarbeiten, wo tatsächlich Bedarf an IT-Unterstützung im Arbeitsablauf besteht. Mithilfe der Prozessbeschreibungen können auch die technischen Schnittstellen und Abhängigkeiten von IT-Systemen einfacher und besser aufgezeigt und abgeschätzt werden. Weiterhin eignen sich die Flowcharts hervorragend, um die tatsächlichen Anforderungen der Mitarbeitenden an die Techniker in der IT zu kommunizieren. So können IT-Systeme bereits in der Design-Phase zielgerichtet entwickelt und ausgerollt werden. Werden die handelnden Personen bei der Digitalisierung von Abläufen von Anfang an miteinbezogen, erhöht sich nebenbei auch noch die Akzeptanz der technischen Lösung, wenn sie dann verfügbar ist.

So erkennt Charlie die Nutzung von IT-Systemen in den Arbeitsabläufen

Mithilfe des Prozessmodells hat man sich einen Überblick über bestehenden IT-Einsatz in Geschäftsprozessen verschafft. Mit diesen Erkenntnissen konnten Digitalisierungspotenziale in Prozessen erkannt und gemeinsam mit den Fachleuten und der IT-Abteilung an der Verbesserung von Funktionen in IT-Systemen gearbeitet werden. So wurde die Prozessdokumentation genutzt, um eine gemeinsame Basis für die Kommunikation zwischen Anwendern und Entwicklern von IT-Systemen zu schaffen. Das gemeinsame Ziel war es, die Arbeitsabläufe bestmöglich mit IT-Systemen zu unterstützen.

Anwendungsbeispiel: CRM (Customer-Relationship-Management) in der Angebotserstellung

Mit Hilfe des Flowcharts können die Prozessschritte einfach identifiziert werden, bei denen CRM eingesetzt werden soll:

  • Anfrage entgegennehmen & prüfen
  • Angebot nachverfolgen

An diesen Prozessschritten können nun konkret die CRM-Funktionen beschrieben werden, die den Prozess effizienter machen.

Basierend darauf lässt sich eine Dokumentation ableiten, mit der Mitarbeitende dann am CRM-Tool trainiert werden.

Anhand der Swimlanes können die Rollen – und somit die betroffenen Mitarbeitenden – bestimmt werden, die mit CRM arbeiten sollen.

  • Verkaufs-Innendienst
  • Verkaufs-Außendienst

In Kombination mit den pro Prozessschritt definierten CRM-Funktionen lassen sich die notwendigen Software-Lizenzen eindeutig bestimmen.

Zusätzlich lässt sich mit den dann verfügbaren Informationen die technische Schnittstelle zwischen CRM und ERP klar spezifizieren.
Pro Prozessschritt ist transparent dokumentiert, wer was mit welchen Daten macht und die dafür notwendigen Datenübertragungen sind eine logische Folge.

So werden die Biral-Markenwerte unterstützt

Icon Kompetenz

Kompetenz

Mithilfe der Prozessdokumentation und damit verbundenen Anleitungen zur Arbeit mit IT-Systemen befähigen wir Menschen, sich auf die richtigen Kompetenzen zur Erfüllung der Kundenbedürfnisse konzentrieren zu können und verbessern damit den Output von Prozessen.

Icon Zuverlässigkeit

Zuverlässigkeit

Indem fehleranfällige Aktivitäten, wie manuelles Erfassen von Informationen oder Datenübergaben zwischen Abteilungen, durch IT-Systeme ausgeführt werden, erhöht sich automatisch die Zuverlässigkeit von Prozessen.

Icon Kundennähe

Kundennähe

Mithilfe digitaler Portale über das Internet oder Schnittstellen zwischen Systemen können Kunden direkt in eine Prozesskette eingebunden werden und sind somit integrierter Teil der Arbeitsabläufe.

So geht es weiter:

Im Kapitel 4 erfahren Sie, wie Charlie die richtigen Informationen an die richtigen Stellen auf die beste Weise kommuniziert.

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