Im Projekt Charlie stehen die Beteiligten immer im Mittelpunkt. Wir haben Sie gefragt, ob ihre Erwartungen erfüllt wurden, welche Auswirkungen das Projekt hatte, wie Prozess-Diagramme bei der Umsetzung halfen und worauf man achten sollte, wenn man selbst ein solches Projekt angehen möchte.
Thomas Klossner
Thomas Klossner ist Leiter für Finanzen, IT und Administration bei der Biral AG und Projektsponsor für das Projekt Charlie.
Wie stehen Sie zu dem Projekt Charlie?
„Ich darf sagen, dass ich der „Pate“ des Namens „Charlie“ bin. Das Prozessmanagement hat mich an das Bild des Filmes „Modern Times“ von Charlie Chaplin erinnert, wie er versucht, das komplexe Räderwerk der Maschine mit viel persönlichem Engagement und Einsatz von Öl am Laufen zu halten."
Was hat Charlie bei der Biral AG bewirkt?
„Charlie hat es geschafft, das Thema „Prozessmanagement“ wieder mehr an die Oberfläche zu bringen: Wie laufen die (Wertschöpfungs-)Prozesse ab? Wo liegen die Schwierigkeiten? Was bedeutet das Wort „Prozesskette“? Durch die intensiven Diskussionen und Workshops wurde ein besseres Verständnis für alle beteiligten Stellen erreicht."
Welchen Effekt hatten die Prozess-Diagramme?
„Eine der Hauptschwierigkeiten bei diesem Projekt war und ist immer noch die „Abstraktheit“ des Themas. Die Prozess-Diagramme können komplexe Themen bildlich und damit leichter verständlich darstellen. Durch die standardisierte Darstellung entsteht ein gemeinsames Verständnis: „Man spricht dieselbe Sprache“."
Worauf sollte man achten, wenn man ein solches Projekt durchführen möchte?
„Das Projektteam muss sich bewusst sein, dass es sich auf einen Marathon einlässt und nicht auf einen Sprint. Es braucht viel Geduld, weil es enorm wichtig ist, alle betroffenen Personen mit ins Boot zu nehmen (und damit meine ich die gesamte Belegschaft, die mehr oder weniger von den Geschäftsprozessen betroffen ist…)"
Violetta Uhlig
Violetta Uhlig ist Leiterin Verkaufs-Innendienst bei der Biral GmbH und Prozesseignerin für die Prozesse Angebotsbearbeitung und Auftragserfassung.
Haben sich Ihre Erwartungen während des Projektverlaufs erfüllt?
„Ausgehend von dem bisher bekannten Qualitätsmanagementsystem bin ich davon ausgegangen, dass Charlie lediglich eine Überprüfung bestehender Prozesse sein würde, mit der Folge, dass aktualisierte Prozessabläufe in einer anderen Darstellungsform abgebildet werden, wie bisher bekannt. Im Projektverlauf ist mir bewusst geworden, dass Charlie weit mehr ist. Es hat eine abteilungsübergreifende Kommunikation ausgelöst und Menschen zusammengebracht, die eingefahrene Abläufe gemeinsam angeschaut, diskutiert und dargestellt haben. Im Resultat hat Charlie zu messbaren Verbesserungen geführt."
Was hat Charlie verändert?
„Zuerst einmal wurden Verbindungen bei Prozessabläufen aufgezeigt, die vorher den meisten bei uns nicht bewusst waren. Es wurde ein Blick über die eigene Abteilung hinaus geschärft. Menschen haben miteinander diskutiert, die vorher keinerlei Beziehungen zueinander hatten. Es wurden dabei nicht nur Fakten betrachtet, sondern auch die Wirkung „weicher Faktoren“ berücksichtigt. Zuletzt hat Charlie zu Verbesserungen geführt, die darstellbar und messbar sind."
Wie wichtig waren Prozess-Diagramme dabei?
„Die Prozessdiagramme haben für mich eine untergeordnete Bedeutung. Viel bedeutender sehe ich die Wirkung aus dem Zusammenbringen unterschiedlich beteiligter Personen, ihrer Diskussionen und der resultierenden Verbesserungen."
Worauf sollte man achten, wenn man ein Projekt wie Charlie beginnt?
„Sich bewusst zu machen, dass das Ganze ein langer Prozess wird, der mehr ist, als eine Abbildung oder Darstellung bestehender Prozesse. Ausschlaggebend ist sich bewusst zu machen, wie viele Abteilungen und Menschen in einen Prozess involviert sind, die miteinander ins Gespräch kommen müssen. Es wird eine kleine Revolution im positiven Sinne, wenn es zugelassen wird."
Manuela Schorer
Manuela Schorer ist Prozess- und Qualitätskoordinatorin bei der Biral AG und Projektleiterin für das Projekt Charlie.
Was waren die Erwartungen an Charlie? Haben sie sich erfüllt?
„Ich habe gedacht, in Charlie geht es um Prozesse, Kennzahlen, Effizienzsteigerung, etc. Darum geht es immer noch. Aber es geht eben auch um die Mitarbeitenden von Biral. Diese sind ein zentraler Faktor für das Gelingen eines Projektes wie Charlie."
Welchen Effekt hatte Charlie auf die Biral AG?
„Charlie macht Dinge sichtbar und fördert das Gespür für Zusammenhänge. Regt zum Nachdenken an über Arbeitsabläufe, die man vorher einfach als „gegeben“ betrachtet hat. Stellt vieles in Frage und bringt manchmal überraschend einfache Lösungen."
Welche Rolle haben Porzess-Diagramme gespielt?
„Die Prozess-Diagramme zwingen einen, klar zu strukturieren. Sie machen deutlich, wie die Zuständigkeiten sind, wo die Schnittstellen sind, etc. Sie geben einen Hinweis darauf, wie gut ein Ablauf in der Praxis funktionieren wird oder eben auch nicht."
Worauf sollte man achten, wenn man ein solches Projekt durchführen möchte?
„Nicht davon ausgehen, dass jetzt Prozesse definiert werden, die für die nächsten 5 Jahre ganz genau so bleiben müssen. Und ja nicht im stillen Kämmerchen alleine daran arbeiten. Von Anfang an alle Beteiligten abholen und einbinden. Das Projekt sinnvoll gliedern. Damit die einzelnen Teile gleich umgesetzt und dann auch gelebt werden. Die Balance finden zwischen vorwärts treiben und der Veränderung Zeit geben."
viflow im dialog in München – Treffen Sie Charlie!
Bei "viflow im dialog" am 15. Oktober in München erfahren Sie am Beispiel des Projekts Charlie, wie man das Beste aus einem viflow-Prozessmodell holt. Sie haben die Gelegenheit, Beteiligte des Projekts zu treffen und Ihre Fragen zu Charlie zu stellen, sowie die Möglichkeit, sich mit anderen viflow-Anwendern auszutauschen und Ihre konkreten Anliegen rund um die Prozessmodellierung mit viflow zu diskutieren.
Gastgeber ist die PMMG Group GmbH.