Das sind Charlies Kommunikationsmittel

Die Prozessbeschreibungen und -diagramme werden im Projekt Charlie hauptsächlich als Kommunikationsinstrument zwischen unterschiedlichen Abteilungen sowie über Hierarchie-Ebenen hinweg genutzt. Die entscheidende Frage ist jedoch, welche dieser Informationen bleiben in den Köpfen der handelnden Personen, sodass sie diese nutzen können.

Charlies Zielgruppen

Hierbei müssen auch die unterschiedlichen Zielgruppen beachtet werden. Führungskräfte, die führen und Rahmenbedingungen schaffen sollen, benötigen andere Informationen als Mitarbeitende, die Aktivitäten im Tagesgeschäft ausführen sollen. Eine bewusste Kommunikation ist hier unerlässlich, um praktikable und nachhaltige Lösungen zu erarbeiten.

Bereits während des Projekts müssen alle wichtigen Interessensgruppen eingebunden werden. Dies sind zum einen Experten, deren Fachwissen für die Definition der Abläufe gebraucht wird. Zum anderen sind das Multiplikatoren und Meinungsbildner, die letztendlich die Informationen zu den Prozessen in der Organisation verteilen. Zusätzlich sind konkrete Beispiele und Anwendungsfälle aus der Unternehmenspraxis unerlässlich, um effiziente Geschäftsprozesse, die auch wirklich angewendet werden, zu erarbeiten. Dazu wurden Workshops mit allen Beteiligten ausgehend von der Frage, was die Kunden von Biral erwarten, durchgeführt. Hierbei wurden die notwendigen Aktivitäten inklusive Verantwortlichkeiten und Schnittstellen erarbeitet, um die Kundenanforderungen zu erfüllen. Um die Praxistauglichkeit der erarbeiteten Prozesse sicherzustellen, nutzten die Führungskräfte die Prozessbeschreibungen (Turtle-Diagramme und Flowcharts) für die Abstimmung der Inhalte mit ihren Mitarbeitenden. Ohne das Feedback der Menschen, die hinterher jeden Tag in den Prozessen arbeiten sollen, kann kein guter Prozess erarbeitet werden.

Charlie kommuniziert ergebnisoffen

Offenes und faires Feedback sowie Kommunikation in alle Richtungen sind der Schlüssel zum Erfolg im Projekt Charlie und im Prozessmanagement. Ohne eine Zusammenarbeit über alle Abteilungen und alle Hierarchie-Ebenen hinweg, kann keine Verbesserung in den Arbeitsabläufen erreicht werden. Schlussendlich arbeiten alle Mitarbeitenden eines Unternehmens auf dasselbe Ziel hin und jeder leistet dabei seinen Beitrag. Nur wenn das auch bei der Erarbeitung und Verbesserung von Geschäftsprozessen gemacht wird, gibt es die Chance auf einen nachhaltigen Erfolg.